Gizlilik politikası

1.1. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Yapısı

KafilePro kapsamında kişisel verilerin işlenmesinde veri sorumlusu ve veri işleyen sıfatları, ilgili veri işleme faaliyetinin amaç ve vasıtalarını fiilen kimin belirlediği dikkate alınarak belirlenir.

Hac ve umre organizasyonunu gerçekleştiren firma veya acentenin kendi organizasyonunun yürütülmesi amacıyla işlediği kişisel veriler bakımından, ilgili firma veya acente veri sorumlusu sıfatını taşır.

KafilePro'nun, ilgili firma veya acentenin belirlediği amaç ve talimatlar doğrultusunda teknik altyapı ve yazılım hizmeti kapsamında kişisel verileri işlediği faaliyetlerde KafilePro veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

KafilePro'nun kendi amaç ve araçlarını belirlediği veri işleme faaliyetleri bulunması hâlinde, KafilePro ilgili faaliyet bakımından veri sorumlusu sıfatını taşır.

KafilePro yöneticisi, çalışanı veya teknik personeli, yalnızca sisteme erişim veya yönetim yetkisine sahip olması nedeniyle kişisel verilerin veri sorumlusu sıfatını kazanmaz. Bu kişilerin erişimi görev ve yetkileriyle sınırlıdır.

1.2. Uygulamanın Amacı

KafilePro, hac ve umre organizasyonlarına katılan kişilerin yabancı oldukları ve yoğun insan hareketliliğinin bulunduğu ortamlarda kafilelerinden ayrılma veya kaybolma riskini azaltmaya yardımcı olmak amacıyla geliştirilmiştir.

Uygulamanın temel amacı, kafile başkanının sorumlu olduğu kafiledeki hacıların, konum paylaşımının hacı tarafından etkinleştirilmiş olması hâlinde konumlarını görüntüleyebilmesine ve bu suretle kafile koordinasyonunun kolaylaştırılmasına yardımcı olmaktır.

Hacı, konum paylaşımını kendi cihazı üzerinden istediği zaman açabilir veya kapatabilir. Konum paylaşımının kapatılması hâlinde hacının konumu kafile başkanı ve yetkilendirdiği aile bireyleri tarafından görüntülenemez.

KafilePro; kolluk, sağlık, arama-kurtarma veya acil müdahale hizmeti değildir ve bir kişinin kaybolmasını veya kesin olarak bulunmasını garanti etmez.

1.3. Toplanan ve İşlenen Kişisel Veriler

Ek hüküm

Kişisel veriler yalnızca ilgili işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir. Hacının konum paylaşımı üzerindeki kontrol tamamen kendisine aittir. Hacı konumunu istediği zaman açabilir veya kapatabilir. Konum kapatıldığında hacının konumu kafile başkanı ve yetkilendirilmiş aile bireyleri tarafından görüntülenemez. Kafile başkanı, firma yetkilisi, aile bireyi veya KafilePro yöneticisi hacının konumunu onun adına açamaz veya kapatamaz.

1.4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Dayanağı

KafilePro kapsamında kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 5'inci ve özel nitelikli kişisel veriler bakımından 6'ncı maddesinde öngörülen işleme şartlarından somut veri işleme faaliyetine uygun olan hukuki sebebe dayanılarak işlenir.

Kimlik, iletişim, kafile ve organizasyon bilgileri, kafile hizmetinin kurulması ve yürütülmesiyle doğrudan bağlantılı olduğu ölçüde Kanun'un 5'inci maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi kapsamında; ilgili firma veya acentenin kendi organizasyonuna ilişkin faaliyetlerinde ise uygulanabilir diğer hukuki sebeplere dayanılarak işlenir.

Pasaport verileri, hac ve umre firmasının seyahat, biletleme ve kafile organizasyonunun yürütülmesi amacıyla işlenir. Bu verilerin hukuki dayanağı, ilgili işleme faaliyetinin amacı ve veri sorumlusu tarafından belirlenen işleme şartına göre belirlenir. Pasaport bilgilerinin NFC ile okunması tek başına ayrıca açık rıza alınmasını gerektiren bir işlem olarak kabul edilmez.

Konum verisi ve konum geçmişi, hacının konum paylaşımını kendi iradesiyle etkinleştirmesi hâlinde işlenir. Konumun kafile başkanı ve hacı tarafından yetkilendirilen aile bireyleriyle paylaşılması bakımından gerekli hukuki şart sağlanır; açık rızanın hukuki sebep olarak kullanıldığı hâllerde rıza, aydınlatma metninden ayrı olarak alınır. Hacı konum paylaşımını istediği zaman kapatabilir.

Hareket/aktivite sinyali ve Bluetooth yakınlık verileri, yalnızca KafilePro'nun konum ve çevrimdışı röle özelliklerinin teknik olarak çalıştırılması için gerekli olduğu ölçüde işlenir. Bu verilerin işlenmesinde uygulanabilir Kanun m.5 hukuki sebebi esas alınır.

Oda numarası ve pil yüzdesi, uygulamanın kafile organizasyonu ve teknik işlevleri kapsamında, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla işlenir.

Aile bireyinin ad-soyad, telefon ve yakınlık bilgileri, aile bireyinin uygulamaya kendisinin katılması ve ilgili hacıyla bağlantı kurması kapsamında, uygulanabilir Kanun m.5 işleme şartına dayanılarak işlenir. Aile bireyinin hacının konumunu görebilmesi için gerekli hukuki şart ayrıca sağlanır.

KafilePro kapsamında dini inanç, sağlık, biyometrik veya diğer özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi hâlinde Kanun'un 6'ncı maddesinde öngörülen özel işleme şartları ayrıca uygulanır. Hac veya umre organizasyonuna katılmak, tek başına kişinin dini inancına ilişkin özel nitelikli veri işlendiği anlamına gelmez.

Açık rızanın gerekli olmadığı kişisel veri işleme faaliyetleri, hizmetin sunulmasının şartı olarak açık rızaya bağlanamaz. Açık rıza alınması gereken durumlarda ise rıza belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle alınır.

Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması söz konusu olduğunda, ayrıca Kanun'un 9'uncu maddesinde öngörülen yurt dışına aktarım şartları uygulanır.

1.5. Saklama Süreleri ve İmha

KafilePro kapsamında işlenen kişisel veriler, işlenme amacı için gerekli olan süreyle sınırlı olarak muhafaza edilir.

Kafileye ilişkin kişisel veriler, kafilenin Türkiye'ye dönüşünün tamamlanmasından itibaren 2 gün süreyle muhafaza edilir. Bu sürenin sonunda, verilerin saklanmasını gerektiren başka bir hukuki sebep bulunmadığı takdirde ilgili kişisel veriler sistemden silinir, yok edilir veya uygun olduğu hâllerde anonim hâle getirilir.

Bu kapsamda; kimlik ve iletişim bilgileri, konum ve konum geçmişi, pasaport bilgileri ve fotoğrafı, oda bilgisi, pil bilgisi, aile bağlantı bilgileri, hareket/aktivite ve Bluetooth kapsamında oluşturulan kişisel veriler ile kafileye ilişkin diğer kişisel veriler imha sürecine tabi tutulur.

Kanuni bir yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi veya korunması ya da devam eden bir hukuki uyuşmazlık nedeniyle belirli verilerin saklanmasının zorunlu olduğu hâllerde, yalnızca gerekli veri ve gerekli süreyle sınırlı olarak saklama yapılabilir. Bu sebep ortadan kalktığında veriler imha edilir.

Silme, yok etme veya anonimleştirme işlemleri kayıt altına alınır ve bu kayıtlar ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca muhafaza edilir.

Yedekleme sistemlerinde bulunan kişisel veriler bakımından, silinen verilerin olağan kullanım amacıyla yeniden erişilebilir veya kullanılabilir hâle getirilmesini önleyecek teknik tedbirler uygulanır.

1.6. Veri Paylaşımı ve Yurt Dışına Aktarım

KafilePro kapsamında kişisel veriler, yalnızca hizmetin yürütülmesi için gerekli olan kişi, kurum, kuruluş ve hizmet sağlayıcılarla, ilgili işleme amacıyla bağlantılı ve sınırlı olmak üzere paylaşılır. Kişisel veriler ticari amaçla satılmaz veya kiralanmaz.

• Hac/umre firması: Firma, kendi oluşturduğu kafileye ilişkin ve görevini yerine getirmesi için gerekli kişisel verilere erişebilir. Başka firmaların kafilelerine ait verilere erişemez.
• Kafile başkanı: Yalnızca sorumlu olduğu kafiledeki hacılara ve kendisine tanımlanan yetki kapsamındaki verilere erişebilir. Hacının konum paylaşımını açamaz veya kapatamaz.
• Aile bireyi: Yalnızca bağlantı koduyla eşleştirildiği hacıya ilişkin kendisine tanımlanan bilgilere erişebilir. Hacının konum paylaşımını kapatması hâlinde konumunu göremez.
• KafilePro yöneticisi ve teknik personel: Kişisel verilere yalnızca görevlerinin gerektirdiği ölçüde erişebilir. Yönetici yetkisi, kişisel verilere sınırsız erişim hakkı vermez.
• Teknik hizmet sağlayıcıları: Hosting, bildirim, harita veya benzeri hizmet sağlayıcılarına yalnızca hizmetin gerektirdiği veriler aktarılır. Hizmet sağlayıcının veri sorumlusu veya veri işleyen sıfatı somut faaliyet ve sözleşmelere göre belirlenir.
• Yurt dışına aktarım: Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması hâlinde 6698 sayılı Kanun'un 9'uncu maddesi uygulanır. Aktarım öncelikle yeterlilik kararının bulunup bulunmadığına göre değerlendirilir; yeterlilik kararı bulunmaması hâlinde Kanun'da öngörülen uygun güvencelerden yararlanılır. Uygun güvence bulunmayan durumlarda ise yalnızca Kanun'da düzenlenen arızi aktarım şartlarının gerçekleşmesi hâlinde aktarım yapılabilir.
• Yurt dışına aktarımda standart sözleşmeye dayanılması hâlinde, Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen Kuruma bildirim yükümlülüğü yerine getirilir.
• Yurt dışına aktarım için gerekli hukuki şart sağlanmadan kişisel veriler yurt dışındaki hizmet sağlayıcılara aktarılmaz.

1.7. Veri Güvenliği

KafilePro kapsamında işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini, erişilmesini, değiştirilmesini, açıklanmasını, kaybolmasını veya yetkisiz kişilerce elde edilmesini önlemek amacıyla, verilerin niteliği ve risk düzeyi dikkate alınarak uygun teknik ve idari tedbirler alınır.

Kişisel verilere erişim, kullanıcıların görev ve yetkileriyle sınırlıdır. Kafile başkanı yalnızca sorumlu olduğu kafileye; firma yetkilisi yalnızca yetkili olduğu firma ve kafilelere; aile bireyi ise bağlantı koduyla eşleştirildiği hacıya ilişkin kendisine tanımlanan verilere erişebilir.

KafilePro yöneticisi veya teknik personel, yalnızca görevlerinin gerektirdiği ölçüde kişisel verilere erişebilir. Yönetici yetkisi, hacıların kişisel verilerine sınırsız erişim hakkı vermez. Yetkisiz veya amaç dışı sorgulama ve erişimler engellenir ve teknik olarak mümkün olduğu ölçüde kayıt altına alınır.

Pasaport, konum ve diğer kişisel verilere erişim yetkileri gerektiğinde ayrı ayrı sınırlandırılır; görev veya yetki sona erdiğinde ilgili erişimler kaldırılır.

Uygulama ve sunucu arasındaki veri aktarımında uygun güvenli iletişim yöntemleri kullanılır; kullanıcı ve yönetici hesaplarının yetkisiz kullanımını önlemek için uygun kimlik doğrulama ve oturum güvenliği tedbirleri uygulanır.

Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin tespit edilmesi hâlinde, uygulanabilir mevzuat kapsamında ilgili veri sorumlusu tarafından gerekli bildirim ve diğer yükümlülükler yerine getirilir. KafilePro'nun veri işleyen sıfatıyla hareket ettiği durumlarda veri sorumlusuna gerekli bilgi ve desteği sağlar.

Kişisel verilerin güvenliği için alınan teknik ve idari tedbirler, uygulamanın özellikleri ve ortaya çıkabilecek yeni riskler dikkate alınarak düzenli olarak gözden geçirilir.

1.8. Hesap ve Kişisel Verilerin Silinmesi

Hacının KafilePro uygulamasını cihazından kaldırması, tek başına sunucu sistemlerinde bulunan kişisel verilerin silindiği anlamına gelmez.

Kafileye ilişkin kişisel veriler, kafilenin Türkiye'ye dönüşünün tamamlanmasından itibaren 2 gün sonra, ayrıca saklanmasını gerektiren bir hukuki sebep bulunmadığı sürece sistemden silinir, yok edilir veya uygun olduğu hâllerde anonim hâle getirilir.

İlgili kişi, kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir. İşleme şartlarının tamamının ortadan kalkmış olması hâlinde talep yerine getirilir; şartların devam etmesi hâlinde talep hukuki gerekçesi açıklanarak reddedilebilir. Talep en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

Kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması ve silme/yok etme şartlarının oluşması hâlinde, mevzuatın gerektirdiği ölçüde ilgili alıcılar bilgilendirilir.

Silme, yok etme veya anonimleştirme işlemleri kayıt altına alınır. Bu kayıtlar, ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca muhafaza edilir.

Yedekleme sistemlerinde bulunan verilerin aktif kullanıma yeniden alınmasını önleyecek teknik tedbirler uygulanır.

1.9. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru Usulü

İlgili kişiler, KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarını kullanabilir.

Bu kapsamda ilgili kişi; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme, Kanunda öngörülen şartların oluşması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, yapılan işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucuna itiraz etme ve Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Başvuru, ilgili kişisel veri işleme faaliyeti bakımından veri sorumlusu sıfatını taşıyan tarafa yapılır.

KafilePro'nun yalnızca veri işleyen sıfatıyla hareket ettiği işlemlerde, KafilePro yöneticisi veya çalışanı ilgili kişinin KVKK kapsamındaki talebinin esas muhatabı değildir. Başvuru ilgili veri sorumlusuna iletilir ve KafilePro, veri sorumlusunun talebin sonuçlandırılabilmesi için ihtiyaç duyduğu bilgi ve teknik desteği sağlar.

KafilePro'nun kendi amaç ve araçlarını belirlediği veri işleme faaliyetlerinde ise KafilePro ilgili başvurunun veri sorumlusu olarak muhatabıdır.

Başvurular, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen usullere uygun şekilde yapılır ve veri sorumlusu tarafından en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunun reddedilmesi hâlinde gerekçesi ilgili kişiye bildirilir.

1.10. Çocukların Kişisel Verileri

KafilePro 13 yaşın altındaki kullanıcılara yönelik değildir. 13 yaşın altındaki çocukların doğrudan kullanıcı olarak uygulamaya kaydolmasına izin verilmez.

Bir hac veya umre kafilesine 13 yaşın altında bir çocuğun katılması hâlinde, çocuğa ait bilgiler yalnızca ebeveyni veya yasal temsilcisi tarafından ve onun sorumluluğunda sisteme girilebilir.

KafilePro çocuk takibi amacıyla pazarlanmaz veya bu amaçla tasarlanmaz. 13 yaşın altındaki bir çocuğa ait verinin doğrudan çocuk tarafından oluşturulduğunun tespit edilmesi hâlinde, kanuni bir saklama yükümlülüğü bulunmadığı sürece veri gecikmeksizin silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

13–18 yaş arasındaki kullanıcıların kişisel verilerinin işlenmesinde, verinin niteliği, işleme amacı ve uygulanabilir hukuki şartlar dikkate alınır; kanunen gerekli olduğu hâllerde ebeveyn veya yasal temsilcinin gerekli onayı alınır.

18 yaşını doldurmamış kişilere ait kişisel veriler yalnızca ilgili amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir ve 1.5 maddesinde belirtilen saklama ve imha hükümlerine tabidir.

1.11. Değişiklikler

Bu politika, KafilePro'nun hizmetlerinde, uygulamanın teknik yapısında veya uygulanabilir mevzuatta meydana gelen değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir.

Yapılan değişiklikler metnin güncel sürümü ve yürürlük tarihi belirtilerek yayımlanır. Kullanıcıların haklarını veya kişisel verilerinin işlenme koşullarını önemli ölçüde etkileyen değişiklikler, yürürlüğe girmeden önce uygulama içerisinde ve/veya ilgili web sayfası üzerinden kullanıcıların bilgisine sunulur.

Güncel metin, yürürlük tarihi itibarıyla geçerli olur.